Gli strumenti per una buona gestione del team di lavoro

Nella gestione di un locale, esistono diversi fattori chiave da tenere un considerazione e uno di questi è sicuramente il Team di lavoro, il motore operativo di qualsiasi attività. Va da se che la buona riuscita di un locale è legata a doppio filo con la buona gestione del Team, a partire dalla ricerca e selezione del personale, fino ad arrivare alla sua formazione e gestione. Questo perchè il fattore risorse umane incide per circa l'80% sui risultatì di un’attività: i clienti infatti sono alla ricerca di reazioni umane positive e sono disposti a pagare per questo (il cosiddetto H2H – Human to Human).

La selezione di un Team e la sua gestione deve quindi sempre tendere alla formazione di un gruppo di individui che lavori in sintonia e operi nel rispetto del mood e dello stile dell’attività. Per poterlo fare però è necessario tenere in considerazione che un Team è composto da vari soggetti, tutti diversi e con un bagaglio esperienziale proprio e per questo vanno integrati e gestiti in maniera differente l’uno dall’altro.

Altro fattore chiave da tenere in considerazione è che la velocità di un’azienda è determinata dalle persone più lente, non dalle più veloci, perciò è necessario definire un sistema organizzativo che possa fare chiarezza nella gestione delle competenze, che sia in grado di far emergere abilità e attitudini di ciascun individuo, permettendogli di “dare il meglio di sé” e di sentirsi parte integrante e fondamentale di un gruppo.

Quali sono gli strumenti utili per una gestione efficace del Team di lavoro? Per ottenere dei buoni risultati è necessario gestire un locale esattamente come se fosse un’azienda e per farlo, si può ricorrere alla creazione di documenti in grado di facilitare la gestione del Team di lavoro. Vediamo quali sono questi tre documenti fondamentali: 

Organigramma

L'organigramma è uno strumento di elevata importanza, che permette di descrivere in maniera chiara e sintetica la struttura organizzativa dell'azienda e di fornire molte informazioni sulle strutture e le relazioni del personale. Si tratta di una rappresentazione in forma grafica dei rapporti tra le risorse umane esistenti all'interno dell'azienda e descrive relazioni di tipo gerarchico, funzionale, comunicativo o altri. Si tratta quindi di uno strumento in grado di creare punti di riferimento certi e di fornire risposte a molte domande, come ad esempio: come è suddivisa e strutturata una determinata area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui e a quali lui risponde, oltre a quali flussi decisionali o comunicativi vengono coinvolti.

Job Description

La Job description è invece un vero e proprio mansionario, utile alla pianificazione di compiti, turni e orari di lavoro, in cui vengono descritte, oltre alla posizione gerarchica, le varie responsabilità di ogni dipendente. Questo permette ad ogni risorsa, interna o esterna, di avere ben chiaro il proprio ruolo all’interno del team di lavoro e sarà quindi in grado di monitorare il suo spazio operativo, migliorando non solo la gestione del tempo, ma anche l’interazione con i colleghi.

Manuale operativo

Questo documento è la descrizione di cosa deve essere fatto e come, è una sorta di linea guida per il personale. Per essere utile però deve risultare semplice, immediato e comprensibile da tutti. In questo documento è utile indicare procedure e metodi di lavoro standard e ove possibile, questi vanno supportati con delle foto o delle immagini esplicative, che possano consentire ai membri del team, che siano interni o esterni di recepirlo velocemente.

La necessità di essere Leader

Avere un regolamento interno chiaro e strutturato, unitamente a un codice deontologico ben definito, in cui siano riportati descrizione di orari, tipologia di abbigliamento, comportamento interpersonale tra colleghi e con i clienti, fino anche a definire le norme di utilizzo del telefonino sul luogo di lavoro è chiaramente necessario per poter creare un ambiente di lavoro sereno, in cui tutti sanno cosa devono o non devono fare e come lo devono fare.

Per poter creare tutto questo serve dedicarci del tempo e una volta creata la documentazione, è necessario comunque essere un Leader e saper comunicare con i vari membri del Team è un elemento fondamentale per poter guidare le persone nella giusta direzione, che segua l’idea e il mood del locale. Ovviamente i membri del Team sono persone e in quanto tali, diverse una dall’altra. Di conseguenza, un buon leader deve saper dosare le due principali modalità direttive in base alle esigenze: da una parte può avere uno stile motivazionale, volto a stimolare le persone dal punto di vista emozionale, dall’altro, uno stile direttivo, basato su un approccio più logico e pragmatico, in grado di dare sicurezza. Ne consegue che, al di là della tipologia di leadership, un leader è colui che è in grado di capire le persone e creare coesione, che affronta le varie problematiche con un atteggiamento “no problem”. È una persona estremamente preparata capace di comunicare e farsi capire dallo staff.

Concludendo, le risorse umane e l’organizzazione del lavoro sono di vitale importanza per l’impresa, di qualunque tipologia essa sia: sbagliare nella scelta dei collaboratori o nella loro gestione, significa partire con il piede sbagliato, al contrario, circondarsi di validi collaboratori e guidarli nel modo più etico e corretto con l’ausilio di validi strumenti di gestione, vuol dire avere una marcia in più, utile alla concretizzazione di un locale di successo.